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政府采购过程中采购人(代理机构)的风险点浅析及应对措施

2018-08-07    【我要打印】

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六条规定,采购人应当按照行政事业单位内部控制规范要求,建立健全本单位政府采购内部控制制度,在编政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等重点环节加强内部控制。根据公司多年从事采购代理业务经验,按照采购流程,我们梳理了采购人应当重点关注的6个阶段的风险点,进一步规范采购活动,规避风险,强化内部控制。

 

一、采购预算编制阶段

风险点:

政府采购应当严格按照批准的预算执行,采购人拟采购的项目,首先应当编入本部门预算,报财政部门审核,最后报同级人大审批。存在的风险点包括:

1政府采购预算虚化,或预算不够全面,编制不准确、细化,虚报多报;

2未经批准随意调整预算;

3无预算开展采购活动。

应对措施及注意事项:

1严格按照预算编制招标文件;

2因市场或采购任务的变化需调整预算的,应当按照预算法规制度的有关规定执行报批手续;

3无预算不采购。

 

二、委托代理协议签订阶段

风险点:

委托代理协议是采购人与采购代理机构在开展政府采购活动中履行各自权利和义务的依据,存在的风险点包括:

1没有签订委托代理协议,或委托代理协议签署日期滞后于采购公告发布日期;

2委托事项不明确,导致在采购代理业务实施过程出现代理机构不履行应有义务或超越委托权限行事;

3将属于集中采购项目委托给分散机构进行代理。

应对措施及注意事项:

1签订书面合同;

2委托代理合同至少包括:项目基本情况,采购预算及采购范围,采购人与代理机构在招标文件的编制、发售、澄清,组织评审,确定中标(成交)供应商,签订合同和履约验收(如需要),回复质疑等方面的权利和义务,以及违约责任及纠纷解决等;

3属于集中采购实施采购项目必须委托集中采购代理机构;

4采购代理机构的本质是采购人的授权代理,采购活动中应当由采购人承担的法律责任并不因签订了委托协议而转移给代理机构。

 

三、采购文件(采购需求)编制阶段

风险点:

采购需求是指采购人对拟采购的货物、工程和服务的技术、规格和性能、功能以及质量要求等,采购需求的编制是否准确、详细,功能、性能指标是否全面,是实现采购目标和物有所值的判断标准。采购文件应该根据政府采购政策、采购预算、采购需求进行编制。采购文件(采购需求)的编制存在的风险点包括:

1技术指标不符合国家强制标准;

2采购需求不完整,不能全面反映真实需要;描述模棱两可,似是而非;

3采购需求标明供应商名称或特定货物的品牌;或含有指向特定供应商的技术、服务等条件;

4采购文件不按预算编制,未经批准随意调整采购预算或无预算开展采购活动;

5采购文件没有落实政府采购政策;

6以不合理的条件对供应商实行差别代理或者歧视性待遇。

应对措施及注意事项:

1无预算不采购;

2国家有关部门已制定技术、安全标准的,严格按照标准确定需求,并要求供应商必须实质性响应,如注册证、许可证、3C认证等,如无国家标准可参考行业标准,确保需求的合规性;需求描述完整、明确,包括对应性能要求、规格;材质以及相应物理功能要求;包装及附属工具;维修保养服务等;

3建立内部负面清单,严格对照《政府采购法实施条例》第二十条执行;严禁出现品牌或型号;对性能指标、参数一般不采用固定值,尽量采用≦、≧或不大于、不小于等描述;

4全面落实政府采购政策,采购文件明确小微企业(包括监狱、福利性企业)、节能、环境标志产品的优惠幅度、价格比重以及评审办法等;

5必要时就采购需求向供应商或专家征询意见,但要注意不能只征求特定供应商和专家意见,防止导致排他性。

 

四、投标人准备投标文件阶段

风险点:

以公开招标为例,投标人准备投标文件阶段指从招标文件出售之日起至投标文件递交截止时间止,主要环节包括文件出售、澄清回复、抽取专家等,存在的风险点包括:

1出售文件时间不足;

2将资格审查前置,在购买文件阶段对供应商进行审查;

3非单位授权经办人打听、要求提供购买文件供应商名单;

4澄清修改时间不足法定要求而不做延期;

5对询问、质疑不回复或回复不及时,对采购代理机构拟定的回复不确认;

6没有按规定时间抽取专家、抽取品目有误、专家构成有误。

应对措施及注意事项:

1严格按照法规要求出售采购文件,如公开招标、磋商项目至少5个工作日,其他非公开招标项目至少3个工作日等;

2资格审查按相关法规要求为开标后由采购人或评审小组进行审查,严禁要求供应商提供各种资料方可购买文件;

3与采购代理机构做好沟通,明确对接人员,对购买文件的供应商名单进行保密;

4对代理机构的回复及时给予确认,确保对询问在3个工作日内回复;对质疑在7个工作日进行回复。对依法提出的询问、质疑,以有利于采购项目顺利开展为前提,及时、准确、实事求是地做好回复工作

5根据项目实际情况进行澄清修改,不足法定时间要求应当顺延开标时间;

6按规定时间(一般提前一天)抽取专家,专家品目与项目需求相对应,专家构成合理,采购人代理比例不得超过三分之一;

7对专家信息保密,除采购人以明确的项目经办人外,任何人不得打听、要求提供专家名单。

 

五、开标、评标、公示阶段

风险点:

以公开招标为例,开标由采购人或采购代理机构主持,由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封性。采购人代表可以是评标委员会成员之一,但人数不得超过三分之一。开标、评标、公示是整个招标采购的关键阶段,也是容易发生质疑投诉多发环节,存在的风险点包括:

1只有三家供应商时候,允许迟到供应商参加开标;

2采购人检查投标文件密封性;

3作为评标委员会成员的采购人代表参加开标大会;

4与供应商有利害关系没有主动回避;

5在评审现场直接或间接通过对指标参数的好恶表达对供应商或者产品和服务的好恶,明示或暗示提出倾向或排斥特定供应商;

6未集中保管通讯工具,私下接触供应商,对外提供现场评审情况;

7将评审资料带出评审现场,泄漏评审中获得的商业秘密;

8对外透露评审细节、中标候选人推荐情况以及与评标有关的其他情况;

9以各种理由不确认评标结果。

应对措施及注意事项:

1严禁允许迟到供应商参加开标;

2采购人不参加投标文件密封情况的检查;

3作为评标委员会成员的采购人代表不得出席开标会;

4采购人代表可以在评审会议开之前就项目情况及采购需求向评委进行说明,情况说明应该提交书面材料并随采购文件一并存档;

5评审现场强调评审纪律,签署承诺书,统一保管通讯工具;

6评审资料统一回收,不得携带外出。

 

 

六、合同签订、履约验收阶段

风险点:

政府采购合同适用合同法,采购人与供应商应当按照平等、自愿原则签订合同。同时,政府采购合同应当以书面形式,按照采购文件确定的事项签订。合同签订以及履约验收阶段存在的风险点如下:

1不按照规定确定中标人,包括收到评标报告后未公示即确定中标人,不对公示期间提出质疑作出答复或质疑成立而不采取措施即确定中标人,不根据评标报告确定中标人,在评标委员会推荐名单之外确定中标人;

2中标通知书发出之后无正当理由改变中标结果;

3无正当理由不与中标人签订合同;

4在订立合同时向中标单位提出附加条件;

5不按照采购文件订立合同,合同主要条款与采购文件内容不一致,订立背离合同实质性内容的协议(阴阳合同);

6同意中标人转包、非法分包;

7履约保证金超过合同总价的10%

8政府采购合同未按规定备案及公开;

9未按时退回投标保证金;

10验收走过程、采用清点数量及目测形式验收;

11未及时按照合同约定支付采购资金;

12超额追加合同标的相同的工程、货物或服务。

应对措施及注意事项:

1严格按照《政府采购法实施条例》及其他相关规定要求,在收到评审报告5个工作日内按评审报告推荐顺序确定中标或成交供应商;

2中标通知书发出30日内,按照招标文件和中标人的投标文件的规定,与中标人签订书面合同,所签订合同不得对招标文件中所确定的事项和中标人投标文件做实质性修改,不得向中标人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件;履约保证金不超过合同金额的10%

3严禁转包,对于主体工程,关键性工程不得分包,或者有分包人再次分包;

4中标公示后5个工作日内退还未中标人,合同签订后5个工作日内退还中标人的保证金,及时按照合同约定支付合同价款;

5强化和完善制定验收制度,验收时须按照合同约定对每一项技术、服务和安全标准逐一进行核验;

6可以邀请参加本项目的其他投标人或第三方机构参与验收。

 

随着《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)、《政府采购质疑和投诉办法》(财政部令第94号)等政府采购配套法规相应出台施行,采购人在政府采购活动中的责任主体地位进一步得到明确,采购代理机构作为采购人的授权代理人,在采购代理委托协议规定的授权范围内行事,有责任有义务,以自身的专业知识和技能,和采购人一起去正确应对、规避采购活动中的风险,为政府采购事业贡献自己的力量。

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